Универсальный передаточный документ ― уже год одна из актуальных и обсуждаемых тем в сфере электронного документооборота (ЭДО). Его электронный формат утвержден Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. В 2016 году операторы ЭДО и провайдеры EDI реализовывали его в своих системах. Для пользователей же наиболее горячее время наступило сейчас, когда нужно внедрить новый формат в свои схемы ЭДО.

Что такое УПД?

УПД – это универсальный передаточный документ, который, будучи на бумаге, может заменить первичный документ или комплект «счет-фактура + первичный документ». Об этом говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. До прошлого года для УПД не было утвержденного электронного формата, поэтому компании, которые его использовали, не могли перейти на ЭДО.

Теперь этот формат есть. Но ФНС расширила его функциональность, поэтому он может выступать в трех качествах: счета-фактуры, первичного документа и непосредственно УПД ― аналогом бумажного универсального передаточного документа. Итак, мы понимаем, что УПД как документ и электронный формат — это две разные сущности.

Чего требует закон?

Многие путают эти сущности и поэтому считают, что с 1 июля 2017 года обязаны «перейти на УПД», имея в виду документ: отказаться от счетов-фактур и «первички» и заменить их одним УПД. Это не так. Законодательство требует с 1 июля формировать по новому формату электронные счета-фактуры. И все.

Напомним, что форматы документа о передаче товаров при торговых операциях (ТОРГ-12) и документа о передаче результатов работ (акт) обновлены приказами ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 и остаются в силе. Их можно использовать и дальше. Так вот, оставлять ли в силе первичные документы, продолжать ли формировать их по данным форматам, перейти на новый формат или вообще заменить их УПД ― решают сами компании. И именно это им сейчас нужно сделать.


Каким путем пойти?

У каждой сети и у каждого поставщика своя учетная политика, бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании определенных типов документов. Именно с ними «обучены» работать их учетные системы. И исходя из этого у сетей и поставщиков продумано и реализовано интеграционное решение с сервисами EDI и ЭДО.
Перспектива использовать один документ (УПД) вместо пакета и поддерживать единый – новый – формат выглядит очень привлекательно: удобно и экономично. Стратегически. Но требует больших трудозатрат в переходный период. Компании нужно не только «научить» свои системы работать с новым форматом, но и изменить схему документооборота и учетную политику для работы с новым типом документа.

Если хочется обойтись меньшими затратами сейчас, то можно оставить в силе первичку, но перевести ее на новый формат, чтобы не поддерживать несколько. Но тогда нужно «научить» свою учетную систему работать с бухгалтерскими документами в новом формате. А это опять финансовые и трудозатраты. А можно вообще сделать лишь необходимое, выполнить непосредственно требование законодательства – перевести на новый формат счета-фактуры, а все остальные типы документов и форматы не трогать. Минимум усилий, но в перспективе может возникнуть необходимость вернуться к этому вопросу.

Как показывает наша практика, сети мыслят стратегически, так как пользователи Контур. EDI массово внедряют УПД не только как формат, но и как тип документа, который объединяет счет-фактуру и первичную документацию. В деле ЭДО поставщики всегда следуют за сетями, так как односторонним документооборот быть не может. Переход на УПД – не исключение, потому вслед за сетями поставщики внедряют этот тип документа.

Что нужно делать поставщику?

Запуск нового формата у поставщиков зависит от готовности сетей. Как только они сообщают провайдеру, что готовы принимать документы в новом формате, он делает необходимые настройки на своем сервере. В результате документы для конкретной сети автоматически формируются в новом формате прямо в системе ЭДО. Самому поставщику ничего не нужно для этого делать. Он просто продолжает, как и раньше, отправлять счета-фактуры и ТОРГ-12. В сеть они попадут в нужном формате. При этом неважно, каким способом он работает с EDI и ЭДО: через веб-версию или через интеграционное решение.
Запуск электронного УПД как документа также происходит по мере готовности сетей. Они вместе с провайдером составляют график переключения поставщиков, каждому из которых сообщают дату, к которой ему нужно обеспечить техническую готовность отправлять универсальный передаточный документ. Как это сделать – зависит от способа, которым он работает с электронными документами: через веб-версию или через интеграционное решение.

Если это веб-версия, нужно обратиться к своему провайдеру. Он сделает необходимые переключения на новый тип электронного документа у себя на сервере. Поставщику со своей стороны ничего менять не понадобится. Просто в системе ЭДО вместо привычных счетов-фактур будут формироваться УПД.

Если же у поставщика интеграция EDI и ЭДО с учетной системой, то обновить решение, чтобы оно работало с новым документом, должен тот, кто его разрабатывал и внедрял. Если это провайдер, нужно связаться с ним и обсудить план действий. Если это сторонний подрядчик — то же самое, но с ним. Если это собственный IT-отдел компании — вопрос решается его силами. Кто бы ни внедрял решение, понятно, что в любой интеграции задействовано две стороны: компания и провайдер, поэтому обновлять решение нужно совместно.Источник Статья добавлена Pavel_Mal
13.04.2017 11:08