ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ НЕДОБРОСОВЕСТНОЙ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ Оправдательные документы, оформляющие все хозяйственные операции, проводимые организацией, являются первичными учетными документами. К ним относятся и товарные накладные, и акты принятия работ (услуг), и расчетные и платежные документы. Зачастую юридическая и бухгалтерская службы, рассматривая представленные клиентом первичные учетные документы, сталкиваются с тем, что последние оформлены неверно либо не содержат ряд необходимых данных. В связи с таким ненадлежащим оформлением документации возможны затруднения с определением контрагента, его местонахождением, установлением размера долга и, как следствие, появление дебиторской задолженности, которую будет затруднительно доказать контрагенту и суду, а впоследствии – взыскать. Давайте определим, что и каким образом необходимо предусмотреть в первичных учетных документах для предотвращения возникновения недобросовестной задолженности. Для этого ниже приведем правила, обязательные к соблюдению при составлении и обращении первичных учетных документов. 1. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции. Создание и подписание документов в момент совершения операции (а не спустя какое-то время) позволит Вам еще раз дополнительно проверить контрагента. Как правило, те партнеры, которые изначально не намерены платить за полученный товар (работу, услугу), не спешат подписывать первичные документы и предоставлять копии учредительных и регистрационных документов для заполнения реквизитов «первички». Либо уже при заполнении обязательных реквизитов первичных документов обнаружится, что контрагент по каким-либо причинам не может предоставить необходимые данные, что дает основание задуматься о его добросовестности. Создание документов «задним числом», после фактического совершения сделки, дает возможность недобросовестному контрагенту отказаться впоследствии от подписания первичных документов. Рассмотрим пример: по звонку менеджера-перепродавца, которому необходимо «закрыть» поставку своему покупателю, предприятие-производитель товара отгружает продукцию. По получении партии менеджер-перепродавец просит выслать ему соответствующую накладную для документального подтверждения сделки. Одновременно менеджер успешно перепродает отгруженный ему товар своему покупателю. Однако, последний оказывается недобросовестным контрагентом, так называемой «фирмой-поганкой», и, по получении товара, исчезает без оплаты. В результате у предприятия-производителя имеется отгрузка товара без подтверждающих документов, т.е. задолженность, невозможная для взыскания. При этом менеджера, перепродавшего товар, затруднительно будет привлечь к ответственности и взыскать денежные средства с его работодателя, так как подтверждающие документы, увы, отсутствуют. 2. Первичные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций. При внесении всех реквизитов, указанных в унифицированной форме либо предусмотренных выше, контрагент, таким образом, предоставляет Вам наиболее детальную информацию о себе. Необходимо внимательно проверить правильность заполнения всех обязательных реквизитов, включая идентичность подписи лиц в договоре и счетах, накладных, счетах-фактурах. Особенно важно проверить заполнение счета-фактуры, так как это документ, на основании которого Вы примите НДС к вычету. Если документ был составлен ненадлежащим образом, и это обнаружено после завершения сделки, недобросовестный контрагент, скорее всего, не выдаст Вам исправленный счет-фактуру. А это даст основание для налогового органа не принять заявленный Вами НДС к вычету. 3. При предварительной оплате товара испрашивайте у контрагента платежное поручение с отметкой банка о состоявшемся проведении платежа. Зачастую при работе по предоплате контрагент в подтверждение оплаты предоставляет Вам платежное поручение с отметкой банка о принятии платежа к оплате. Однако, тот факт, что банк принял данную платежку контрагента к оплате, вовсе не свидетельствует о том, что платеж будет проведен. Так, сдача платежного поручения операционисту банка, либо направление платежа посредством системы интернет/клиент-банк дают возможность в течение некоторого времени отозвать данный платеж. При этом платежка с от меткой банка о принятии к оплате остается на руках у недобросовестного контрагента. 4. При принятии оплаты посредством ценных бумаг внимательно изучите представленную в оплату ценную бумагу. Ни в коем случае нельзя составлять акт приема-передачи ценной бумаги, если Вам представлена только копия данной бумаги. Впоследствии может оказаться, что на момент подписания акта о передаче в оплату ценной бумаги, последняя была уже погашена либо была передана в оплату другому лицу. 5. Внимательно проверяйте полномочия лица, действующего от имени Вашего контрагента и подписывающего первичные учетные документы. Выше уже было указано, что одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов являются наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи данных лиц. Необходимо обращать внимание, чтобы на первичных учетных документах напротив фамилии стояла подпись лица, соответствующего именно этой фамилии. В противном случае при возникновении спорных моментов будет сложно доказать, что важный для операции документ был подписан уполномоченным представителем контрагента. При соблюдении всех указанных выше правил снижается риск заключения сделок с недобросовестным контрагентом либо риск невозможности взыскания долга с такого контрагента. Однако, необходимо помнить и о других, не менее важных способах превентивной защиты от недобросовестного бизнес-партнера, таких, как проверка предполагаемого контрагента, экспертиза заключаемого договора с данным партнером, обеспечение исполнения обязательств.
Источник Статья добавлена Клим
28.04.2009 08:14