Коллеги, подскажите! Я оформляю и отправляю большое количество заказов клиентам, при этом товаросопроводительные документы вкладываются в коробки с продукцией и так едут в ТК. Этим занимается выписка на складе -очень загружены работой. Частенько заверенные документы от клиентов не приходят ко мне и я имею проблемы при проверках контролирующих органов. Контроль документов я поручил менеджерам с соответствующими штрафами за их отсутствие, но они напрямую в отправке документов не участвуют и метод не совсем справедлив в их адрес. При вале заказов выписка или склад могут забыть положить доки, а клиенту бывает пофиг. Есть ли эффективная система контроля этого процесса?

Migl, Обменивайтесь сканами, потом меняйте на оригиналы.

Пара практических способов, которые сработали у меня:

1. Прикладывайте в пакет документов заполненный конверт с маркой и обращением к клиенту почему важно отправить оригинал (донести до почты). Способ дорогой.

2. Используйте электронные документы (отправляемые через ЭДО) в дополнение к бумажным. Это сильно улучшает собираемость оригиналов. Отвлечение продажников на сбор — большой ущерб для компании.

ykushpel написал(а):

Отвлечение продажников на сбор — большой ущерб для компании.

Согласен, но получить звездюлей при проверке тоже не сахар, а кому не поручи — всех это отвлекает от какой-то работы)) поэтому даже

rauf1405 написал(а):

Обменивайтесь сканами

надо на кого-то повесить без ущерба.
ЭДО мелкие ИП не используют и мне нужно нащупать рабочую систему.
НО, коллеги, спасибо, подобные мысли возникали — надо повертеть их.

ykushpel написал(а):

Отвлечение продажников на сбор — большой ущерб для компании.

Абсолютно нет. Манагерам премию за клиента выплачивать только после полного закрытия сделки по докам. Для начала скан, месяц на получение оригинала. Не пришли оригиналы — штраф 500 руб, допустим за каждый документ. Очень даже мотивирует. Сначала будет скулеж по поводу "некогда нам доки собирать", но все это чушь, меньше курить ходить будут.

spez2016, да, можно и пожестить с манагерами, но как ему убедиться, что доки отправлены, клиенты-то тоже не обязательные люди — сказал и… не сделал. Видимо, только скан требовать.

Migl написал(а):

клиенты-то тоже не обязательные люди — сказал и… не сделал. Видимо, только скан требовать.

Скан сразу по прибытию партии к клиенту, а оригиналы пусть выпинывают, это их работа с клиентом, заодно лишний повод пообщаться. Схема работает, поверьте, потом уже на автомате будут затребовать доки. И это еще не жесткач, а нормальная работа с клиентом. В экселе заведите таблицу, где каждый будет отмечать "скан" или "оригинал в бух 01.05.2018". Так и манагерам будет видно пофамильно сколько накладных торчат, и Вам, как руководителю наглядно, кому показательную порку устроить в случае чего.

ykushpel написал(а):

Используйте электронные документы (отправляемые через ЭДО) в дополнение к бумажным. Это сильно улучшает собираемость оригиналов.

поддержу — очень удобно

dvp_wholesaler написал(а):

поддержу — очень удобно

для этого ЭДО и создавали. А как мелкие компании им пользуются?

Мелкие компании ЭДО не используют, даже больше скажу, например Светофор тоже не использует, а если напрямую грузиие у них магазинов 100-150 считай беда! Мне от них оригиналы идут еще аж за 16 год! Поэтому манагеров за это казнить смысла не вижу.
У нас в этом задействован логист, по сбору именно оригиналов.
Сканы собирает и подшивает оператор 1 с.

rauf1405 написал(а):

Мелкие компании ЭДО не используют

лишний гемор или есть другие причины?

Лишний гемор и затраты.
Все хотят все максимально на поставщиков свалить.

rauf1405, на "ГиперГлобус" самостоятельно подключил

rauf1405 написал(а):

хотят все максимально на поставщиков свалить.

У нас бухгалтерия подает каждому ответственному за покупателя менеджеру список недостающих доков. менеджеры рассылают письма с накладными в ПДФ. Занимает это не более получаса, если этим заниматься хотя бы раз в 2 недели.

rauf1405 написал(а):

Мелкие компании ЭДО не используют, даже больше скажу, например Светофор тоже не использует, а если напрямую грузиие у них магазинов 100-150 считай беда! Мне от них оригиналы идут еще аж за 16 год! Поэтому манагеров за это казнить смысла не вижу.

Вот мы сейчас как раз решаем проблему с мелкими, подключая их к ЭДО в интересах поставщиков ну и своих собственных тоже.

Migl написал(а):

Коллеги, подскажите! Я оформляю и отправляю большое количество заказов клиентам, при этом товаросопроводительные документы вкладываются в коробки с продукцией и так едут в ТК. Этим занимается выписка на складе -очень загружены работой. Частенько заверенные документы от клиентов не приходят ко мне и я имею проблемы при проверках контролирующих органов. Контроль документов я поручил менеджерам с соответствующими штрафами за их отсутствие, но они напрямую в отправке документов не участвуют и метод не совсем справедлив в их адрес. При вале заказов выписка или склад могут забыть положить доки, а клиенту бывает пофиг. Есть ли эффективная система контроля этого процесса?

А в чем проблема заказывать у ТК услугу "Возврат документов"? В среднем 300 рэ. тариф. Также есть услуга "Вложенные документы" при отправке груза, отдаются перевозчику с грузом и он их пакует в конверт или сейф пакет — от 100 рэ.

baikal.sera написал(а):

услугу "Возврат документов"? В среднем 300 рэ. тариф.

ykushpel написал(а):

как раз решаем проблему с мелкими,

rauf1405 написал(а):

у них магазинов 100-150

rauf1405 написал(а):

считай беда!

Тут нужно в цену запиливать тогда возврат доков, мало кому по душе придется такой расклад.
Согласен с freedomconnect, манагеры сами могут контроллить возврат доков. Повторюсь, это нормальная работа с клиентом. Платите ретро клиенту? Так вот стоп оплаты без оригинала накладной. Клиенты сами заинтересованы будут поскорее сканы и оригиналы почтой прислать.

baikal.sera написал(а):

А в чем проблема заказывать у ТК услугу "Возврат документов"?

И в Договоре или в Протоколе прописать оплату доставки только после возвращения доков. Работает, проверено на сетях. )))
Транспортники очень не любят долгой оплаты и доки возвращают быстро и качественно. ))))
Но вообще-то, эра ЭДО уже во всю идет. )))))

lotsmanov.a написал(а):

эра ЭДО уже во всю идет.

Так то да, но Рамзан из "Продукты 24 часа" не в курсе. Тут, как я понимаю, закавыка с мелкашами.

spez2016 написал(а):

Так то да, но Рамзан из "Продукты 24 часа" не в курсе. Тут, как я понимаю, закавыка с мелкашами.

Тогда только через постоплату ТК после возврата оригиналов подписанных доков.

lotsmanov.a, именно так только с ТК и работаем. Не вернули первичку — не получили оплату услуги. А перекладывать на sales эту проблему — неэффективный менеджмент. Много курят на работе? мотивируйте не курящих)

Another1979 написал(а):

А перекладывать на sales эту проблему — неэффективный менеджмент.

Плюсую.

Another1979 написал(а):

Много курят на работе? мотивируйте не курящих)

Ну, я курение вообще бы исключил из вопросов мотивации (больной вопрос), я бы по итоговой эффективности смотрел. )))) Никто не отменял старый анекдот про вечно пьяного продажника, который делал компании оборот… )))))

lotsmanov.a написал(а):

Никто не отменял старый анекдот про вечно пьяного продажника, который делал компании оборот

Этому есть живые примеры -подтверждения!

Another1979 написал(а):

перекладывать на sales эту проблему — неэффективный менеджмент.

Однако рабочий. Логист клиенту звонить должен и ТОРГ-12 с печатью выколачивать? Вообще логисты — неприкасаемая каста в большинстве компаний. В третий раз повторяю — продажник должен взаимодействовать с клиентом, а не логист. По теме возврата доков заодно и продажами поинтересоваться можно, дебиторкой, остатками, состоянием вулкана в Куало-Лумпуре и периодом размножения ящериц. РАБОТА С КЛИЕНТОМ — хлеб продажника.

spez2016 написал(а):

Логист клиенту звонить должен и ТОРГ-12 с печатью выколачивать?

Нет. Не логист и не должен. Логисту звонит транспортная и спрашивает, а где деньги за перевозку? Логист ей отвечает, что сделка не закрыта, так как не вернулись документы. Транспортная в унынии, и надрючивает водилу.

spez2016 написал(а):

Вообще логисты — неприкасаемая каста в большинстве компаний.

Хм. Первый раз слышу…

spez2016 написал(а):

В третий раз повторяю — продажник должен взаимодействовать с клиентом, а не логист.

Да в третий или не в третий, почему? Продажник должен отгрузить, закрыв потребность клиента и получить деньги на расчетный счет. А то, что его еще с доками возвратными вынуждают возится, снижает его эффективность.
Может, чтобы логиста не напрягать, еще размеры поддона продажник замерять ДОЛЖЕН? А то в некоторых РЦ к этому придираются…
При чем я сам замерял, и поддоны и толщину стрейча и возвратные доки, чтобы ровненько все работало, но это не правильно.

spez2016 написал(а):

По теме возврата доков заодно и продажами поинтересоваться можно, дебиторкой, остатками, состоянием вулкана в Куало-Лумпуре и периодом размножения ящериц.

Если продажник не умеет продавать, ему тема не поможет… ))))

spez2016 написал(а):

РАБОТА С КЛИЕНТОМ — хлеб продажника.

Хлеб продажника — продажа. А работа с клиентом — хлеб менеджера по работе с клиентом.

spez2016 написал(а):

Однако рабочий. Логист клиенту звонить должен и ТОРГ-12 с печатью выколачивать? Вообще логисты — неприкасаемая каста в большинстве компаний. В третий раз повторяю — продажник должен взаимодействовать с клиентом, а не логист. По теме возврата доков заодно и продажами поинтересоваться можно, дебиторкой, остатками, состоянием вулкана в Куало-Лумпуре и периодом размножения ящериц. РАБОТА С КЛИЕНТОМ — хлеб продажника.

Мне кажется одних документов мало, надо еще за менеджерами закрепить сверку по возвратам паллет, ну раз логисты неприкасаемые. А можно еще сделать так, чтобы сейлзы занимались сверками взаиморасчетов (бухг не успевает). За ИТ отдел тоже можно поработать, у них свои приоритеты, а ЭУПД надо же настроить еще в прошлом году было. И водителю позвонить, сдал товар или нет, ведь он сам не может держать в голове столько указаний, которые указаны в марш.листе. Всем смежным службам компании можно простить их недоработки, ведь у сейлзов другая мотивация и они отвечают за РАБОТУ С КЛИЕНТОМ.
Это и есть менеджмент по-русски