План посещений ― это форма ежедневного контроля количества визитов к клиентам. Как правило, он является индивидуальным и составляется супервайзером совместно с каждым торговым представителем. Камнем преткновения при планировании посещений обычно бывает их количество.

Споры на эту тему постоянно провоцируют возникновение конфликтных ситуаций и напряженности в отделе. Дело в том, что в разных районах города может быть разная плотность розничных точек, расстояния между которыми варьируются от нескольких десятков метров до нескольких километров Естественно, что и время, которое торговые представители тратят на то, чтобы добраться до клиента, значительно различается. Важно учитывать и специфику продаваемой продукции, поскольку плотность продовольственных магазинов значительно выше, чем других, следовательно, это также оказывает влияние на число посещений.

Для того чтобы составить оптимальный план количества ежедневных визитов, супервайзеру следует самостоятельно провести аудит работы каждого торгового представителя, заполняя график рабочего времени (ГРВ) (табл. 1). Практика показывает, что на разных маршрутах средний показатель времени, затраченного на одно посещение, будет варьироваться, разница может составить от 25 минут до часа с лишним. Так или иначе, ГРВ представляет собой ценный документ, на основе которого можно провести весьма полезный и продуктивный анализ. В частности, супервайзер может оценить не только выполнение плана с точки зрения количества визитов, но и оптимальность маршрута, реальную пользу от посещений.



Таблица 1. График рабочего времени (пример из практики)

Форма ГРВ, приведенная в табл. 1, очень проста и неоднократно применялась автором статьи для анализа оптимальности посещений клиентов торговыми представителями. Следует отметить, что фиксация информации на бумаге в присутствии торгового представителя позволяет создать надежный и эффективный механизм управления коллективом. Каждый член команды имеет возможность наглядно убедиться в том, что супервайзер справедлив и верно отмечает плановые показатели.

Существует еще один немаловажный элемент анализа. При составлении ГРВ во время совместного аудита могут быть выявлены следующие проблемы.

- Маршрут составлен неоптимально: перемещения торгового представителя из одной точки в другую могут происходить в хаотичном порядке, что приводит к потерям времени, дополнительным затратам на транспорт и т.д.
- Имеют место "холостые" визиты, возникающие из-за нестыковки времени запланированного посещения торгового представителя и присутствия в магазине человека, ответственного за заказ.
- Существуют клиенты, обслуживание которых было бы удобнее передать другому торговому представителю, работающему в соседнем районе, т.к. некоторые маршруты могут пересекаться.

Естественно, в такой ситуации будут происходить сбои, поэтому для повышения эффективности посещений и выполнения плановых показателей по их количеству супервайзеру следует, прежде всего, проработать сам маршрут. Это означает, что маршрут необходимо постоянно корректировать, до тех пор, пока не будет достигнута его оптимальность. Например, в ГРВ (см. табл. 1) из запланированных 12 посещений удалось выполнить 11. Средний показатель времени, потраченного на один визит, составляет 50 минут, включая переезды от одного клиента к другому. При этом есть три точки, в которых торговый представитель находился более часа. Путем нехитрых математических вычислений можно установить:

- Количество клиентов, на которых потрачено менее часа, равно 8 (61, 2%), при этом в среднем посещение каждого длилось 42 минуты;
- Число клиентов, на визиты к которым было потрачено более часа, равно 3 (38, 8%), средний показатель затрат времени составляет 1 час 11 минут.

Далее вычисляем, что среднее значение в 1 час 11 минут на 29 минут больше среднего значения в 42 минуты. Следовательно, на трех клиентов потрачено дополнительно 1 час 27 минут. После этого необходимо установить причины расхода лишнего времени, которого вполне бы хватило на то, чтобы совершить еще два визита и перевыполнить план. Если супервайзер был лично на маршруте, то он легко установит эти причины и сможет быстро принять меры по их устранению. Возможные варианты причин были рассмотрены выше. Кроме того, автору хотелось бы напомнить, что работа торговых представителей с розничными каналами сбыта нуждается в постоянном личном контроле супервайзера, т.к. от этого напрямую зависят не только объемы продаж, но и качество представленности и дистрибуции.Источник Статья добавлена Pavel_Mal
13.11.2010 04:58