Никак не могли мы обойти стороной эту чудесную тему, ибо наворочено делов в ней до невозможности — где-то по глупости ума, где-то по склонности к стяжательству.



Если база для всего бизнеса выстроена криво, то о любимых прорывах и реформах к лучшему можно забыть. Описание орг-структуры необходимо начать сверху, по хронологическому порядку создания компании ее владельцем. Вверху пирамиды у нас находится владелец, который родил идею о создании продуктовой сети и выделил денежные средства на это дело. Для простоты описания не будем вдаваться в случаи, когда владельцев несколько. Иногда вместо человека участвует организация, но с человеком будет понятнее. Представим, что наш владелец непосредственно управляет компанией без посредничества всякого-рода наблюдательных советов, советов директоров и прочих, усложняющих дело надстроек. Владелец бизнеса выбирает и назначает генерального директора компании, который обязан эффективно руководить теми, кого он назначит ниже по иерархии. Таким образом, под Генеральным, с учетом нашей отрасли, мы выделяем следующие необходимые и достаточные для любого темпа развития должности:

Директор по продажам (в простонародии Операционный Директор)
Директор по закупкам
Административный Директор
Финансовый директор
Директор по логистике
Директор по рекламе (он же в запрещенном командой Top-Retail тайтле Директор по “маркетингу”)
Директор по информационным системам (в простонародии Директор по “iT”)
Директор по открытию магазинов (в простонародии Директор по “развитию”)

На этом все, Господа. Да, да, мы не ошиблись — это все, что нужно для легкого и прозрачного бизнеса. А вот теперь разберемся с распространившимся мыслеблудием. Двигаться будем сверху вниз. Сначала идет блок дегенерации качества управления в промежутке между владельцем и генеральным директором. Здесь у нас может появиться Президент, Вице-Президент, CEO, Наблюдательный Совет, Попечительский совет, Контрольный Орган, Совет Директоров и прочие “Атланты”. Все эти бездельники занимаются политическими играми и словоблудием. В реальном рабочем процессе они не участвуют. Появляются они по причине отсутствия свободного времени у владельца, либо умышленного помещения его в замкнутое автономное информационное поле ближайшим окружением с целью извлечения прибыли и власти. Многие владельцы сами ведутся на усложнение системы под напором советов “друзей-атлантов”. Часто бывает, что эта прослойка состоит из чиновников, решал, силовиков и их родственников, без которых бизнес не получит разрешительных документов или иных согласований для своего дальнейшего развития. Попадают они туда методом насаждения в обмен на решение важных вопросов. Что будет, если всю эту прослойку убрать? — Бизнес вздохнет, и будет развиваться гораздо быстрее (если, конечно, получается убрать). Жизнь показала нам замечательный пример, как ВТБ (владелец) создал в Магните должность Президента с политической целью выдавливания неугодного Генерального Директора. После достижения цели Президент занял должность Генерального Директора. Это политический метод корректировки своей же ошибки, провернутый очень эффективно, но без какого-либо отношения к делу — просто люди годик поразвлекались. Сейчас у нас будет хорошая возможность посмотреть как будет развлекаться Дикси с должностями Вице-Президентов — уж с таким то тайтлом люди работать точно не будут.

Едем дальше. Начиная с уровня Генерального Директора и ниже, могут начать размножаться Заместители. Заместитель — это неформализованное пятно в функциональных обязанностях соседних иерархических уровней. Т.е. люди не смогли сесть и разобраться, как распределить обязанности на стыке вертикальных уровней или не смогли раскидать обязанности по понятным должностям. Заместителей в нашей системе нет и быть не может.

Чтобы мы смогли продвинуться дальше, нам необходимо разобраться с несколькими большими стандартными ошибками. Прежде всего, это должность Коммерческого Директора. Живет она у нас еще с наследия советского прошлого, когда не было ни “логистов”, ни “маркетологов”, ни айтишников”. В те времена Коммерческим Директором назывался человек, который составлял договора и подписывал сбытовые или закупочные документы. Он даже не имел дела с ценооброзванием, поскольку продажные цены на готовые изделия и себестоимость материалов считались в планово-экономическом отделе — просто человек, подписывающий договора и отвечающий за выполнение плана по продажам в штуках. Поскольку в российском ритейле на сегодня принята западная классификация должностей (по факту замешаны старые советские и западные), то приставку “Коммерческий” в наши дни можно дать любому директору, поскольку они все прямо влияют на себестоимость продукции и на ее доходность. Получается, что коммерсы — все. Чем не коммерсант Административный директор, который закупает бумагу, платит за электричество и воду, нанимает уборщиц и закупает мебель в офис? А чем не коммерсант наш любимый директор по рекламе? У него в руках цены на рекламу, рекламные поверхности, ТВ и журналы. А денег там очень много.

Плюс, второй фактор, никак не дающий право на существование Коммерческого Директора. Как только мы выделяем должность Директора по продажам, у нас сразу образовывается двухполюсная связка — закупка и продажа. Если мы не соблюдаем это разделение, то у нас выходит, что Директор по закупкам коммерсант, а директор по продажам не коммерсант? Такого быть не может. Поэтому, если вы создали должность Директора по продажам, то коммерческий директор автоматически становится директором по закупкам, и все встает на свои места. Если этого не происходит, то начинаются ошибки с перемещением под Коммерческого Директора логистов, рекламщиков, бэк-офиса и пр. И таких примеров масса. Заканчивается все это очень плохо.

Разобравшись с разделением продажников и закупщиков, можем приступить к выделению функционала:

Директор по продажам:
Региональные директора по продажам
Менеджеры по продажам дивизионов и областей
Менеджеры кустов магазинов
Директор конкретного магазина

Заметьте, что продажники должны заниматься только продажами. Исключение составляют договора на утилизацию испорченного товара и общение с проверяющими органами в рамках стандартных процедур, но это не выделяется в отдельные отделы. Закупка оборудования для магазинов и его ремонт — это Административный директор. Набор персонала в регионах — это отдел кадров. Реклама в регионах — это Директор по рекламе. Закупка локальных товаров — это Директор по закупке. Внимание! — мониторщики цен — это не отдел продаж, иначе ваши цены быстро поползут вниз. Мониторщики — это статисты или аудиторы, которые находятся под Финансовым директором.

Молодые работники напрочь отказываются понимать, кто такие “Операции”, путая их с хирургическим отделением. Поэтому если вы вернетесь к понятному русскому языку в котором есть замечательное понятие Отдел Продаж, то будет только лучше.

Директор по закупкам:
Закупщики (они же Баеры, они же “Категорийные Менеджеры”)
Директор по СТМ (наше отношение к СТМ вы знаете, но тем не менее)
Отдел по управлению планограммами

Отдел обработки данных — занесение информации о товаре в информационную систему (включая лицензии и ценники). Должен быть здесь, а не в ином месте.

Основной принцип — закупка занимается только закупками и созданием СТМ на всем отрезке от поставщика до полки. Общераспространенная ошибка — выделение категорийного менеджмента в отдельную должность и функционал. Стандартный функционал закупщика уже включает построение ценовых и ассортиментных сегментов, слежение за доходностью от СКЮ до категории и прочий “менеджмент категорий”. Вторая гигансткая ошибка — делить отдел закупок на две части — одни подписывают договор и закупают товар, другие занимаются анализом и размещением на полках (Баер/Категорийный менеджер). Это порождает фундаментальный разрыв в цепочке принятия решений и ответсвенности. Если вы не хотите угробить свою сеть, то так делать не надо.

Если вы удалите весь СТМ полностью и сделаете ставку на динамично развивающиеся бренды поставщиков среднего сегмента, то все показатели у вас улучшатся.

Никакого отдела Промо в закупках нет. Печать листовок и плакатов находится в отделе Директора по рекламе. Закупщики отвечают за доходность как Промо-товаров так и всех иных товаров.

Административный Директор.
Канцелярия и Архив
Административный офис (Он же Бэк-офис)
Юридический отдел
Вне финансовый аудит (проверка магазинов)
Отдел контроля качества товаров и поставщиков
Управление недвижимостью (за исключением открытия магазинов)
Управление автопарком (корпоративные авто сотрудников)
Отдел кадров (включя тренинги и оценку)
Отдел по внешним связям
Охрана объектов.
Инкубатор по хранению бизнес-инструкций, приказов и указов.

Это самый недооцениваемый и самый запутанный Директор. По сути дела — это начальник Комендатуры на занятых территориях. Он отвечает за всю административно-хозяйственную деятельность — от скрепок до зданий. В нашей системе нет Директора по кадрам, поскольку этот отдел является частью Аминистрации. В нем работают менеджеры по кадрам, которые обслуживают все подразделения компании. Если вы какому-то подразделению разрешите набирать кадры самостоятельно, то вероятность панибратства и воровства там увеличится. В нашей системе, также, нет еще одного ненужного элемента — Директора по связям с общественностью. Лицом нашей организации является генеральный, который должен уметь говорить на публике. Если он мега-занятой, то он делегирует остальных директоров по своему выбору. Переписку ведут менеджеры по связям с общественностью, находящиеся в подчинении Административного Директора. Если у вас Генеральный или иные директора разговаривать на публике не умеют, то девочка или мальчик — директор по связям с общественностью вас не спасут. Единственное что вы получите — это ненависть всего офиса к этому человеку, приходящему на работу к 11 и уходящему в 14.

В нашей системе нет Директора по Безопасности, поскольку это снижает риск “коррупции” в системе, а также улучшает обстановку доверия в коллективе. В Административном отделе у нас есть менеджеры по безопасности, которые занимаются охраной обьектов и подачей заявлений в милицию в случае воровства в магазинах или на складах. Пробиванием разрешительной документации должны заниматься: отдел по внешним связям (менеджеры), юридический отдел (менеджеры) и отдел по открытию магазинов (менеджеры).

Отдел контроля качества относится именно в Администрацию а не к Финансовому Директору, поскольку не занимается деньгами и цифрами.

Чрезвычайно важен инкубатор по сохранению всех бизнес-процедур компании и внесении в них изменений. Согласованные бумажные документы после подписания могут сдаваться в архив. Здесь же в электронном виде хранятся инструкции и бизнес-процедуры всех отделов. Специальный человек следит за “законотворчеством” во всех остальных отделах, сверяет все это на предмет противоречий с ранее согласованными инструкциями (примерно так-же, как работает юридическая база “Консультант”). В случае обнаружения “мыслеблудия” незамедлительно докладывает Административному директору. По идее, если уничтожить эти данные, то компания превращается в полный ноль — люди есть, а процессов нет.

Финансовый Директор:
Бухгалтерия (включая факторинг, банки, расчет зарплат и премий)
Финансовый Аудит
Казначейство (оно же Tresury)
Отдел статистики и отчетности
Тендерный отдел

Финансовый Директор не занимается сованием своего носа в иные отделы, где встречаются деньги, на том основании, что в его должности есть приставка “финансовый”. А также, на том основании, что у него водится вся отчетность из всех отделов. Для особо умных финансовых директоров — расчет зарплат, премий и бонусов происходит не в отделе кадров, а в бухгалтерии. Отдел кадров накапливает только статистику посещений и отпусков. Также, не нужно спихивать производство отчетности на айтишников, на том основании, что ее выдают компьютеры, а компьютеры это айтишники. За качество и своевременность отчетности компании, как внутренней, так и внешней отвечаете вы.

Самая важная тема — это аккумулирование всех тендерных закупок в специальной электронной системе с независимыми операторами, которые должны сидеть под охраной и вообще ни с кем не общаться. Вам нужно забрать все тендеры в компании под этот отдел: тендер транспорта у логистов, тендер оборудования для магазинов у продажников, тендеры СТМ и биржевых товаров у закупщиков, и тендеры на канцелярию у административного Директора. Никто не должен тендерить товары сами себе. Исключение составляет только тендер в отделе закупок свежих продуктов, который идет 3-7 раз в неделю и остается в отделе закупок. И то, там должны сидеть ваши операторы, находящиеся в кросс-функциональном подчинении, все делать своими руками, и сразу “стучать” при малейшем подозрении на лоббирование конкретных поставщиков.

Директор по транспорту:
Отдел складского хранения
Отдел заказа товаров
Отдел транспорта
Отдел аналитики (транспортной математики)

Данный отдел является, пожалуй, самым многострадальным в плане экспериментов по переподчинению людей туда-сюда и переформатированию отделов. Из важного — контроль качества вам не подчиняется, даже если он сидит на складе. Не нужно пытаться спихивать проблему с прогнозом заказов на отдел закупок — это сугубо ваша задача. Аналитика по кратчайшим транспортным путям и затратам должна быть интересна только вам и генеральному директору (иногда финансовому). Не нужно из этих задач делать рекламные героические эпопеи, — решайте сами, это ваши основные обязанности.

Директор по Рекламе:
Дизайнеры (не на аутсорсе, а в штате)
Отдел по акциям лояльности
Отдел подготовки печатных материалов
Аналитики (изучение отчетности в разрезе покупателей)

Запомните пожалуйста, что вы обслуживающий бизнес отдел. В нашей отрасли нет маркетинга в правильном понимании этого слова (идея-бренд-производство-продажа). Не нужно паразитировать на времени сотрудников отдела закупок. Вы должны генерировать и воплощать идеи самостоятельно. Для этого у вас есть самостоятельный доступ ко всем отчетам, контактам поставщиков и свой бюджет. Если вы хотите чтобы в этом отделе было с кого спросить, то необходимо запретить аутсорс.

Директор по информационным системам:
Поддержка бизнеса (устранение сбоев в системе). Как правило 2 блока — магазины и все остальные.
Разработчики и программисты
Отдел тестирования новых продуктов и решений

В данном отделе необходимо просто следить чтобы ему не спихивали функционал из соседних отделов. Сюда любят спихивать работу другие департаменты по производству отчетности. Все виды отчетности должны быть сведены в реестр, утверждены Генеральным и сданы в инкубатор. Если какая-то “обезьяна” говорит, что она не может работать без нового отчета под номером 1001, то она и ее руководитель сначала идут в инкубатор и вместе решают, стоит ли плодить очередной вид отчета на заданную тему и забивать им почту сотрудников регулярной рассылкой.

Здесь стоит упомянуть о дурацкой привычке некоторых отделов сворачиваться в “министерство” и оставлять в качестве связи с внешним миром только один общий e-mail типа “iT_Support” или “BackOffice_Support”. За это надо сразу “расстреливать” на месте. Наши люди не умеют работать в режиме одного окна. Они начинают заниматься регистрацией проблем, инцидентов, выдают номера в портале, и играют в проблемоведение. Это снижает скорость решения инцидентов раз в десять, поскольку сотрудник, нуждающийся в помощи, не знает к кому конкретно надо пойти и настучать по голове, если ему не могут починить windows несколько дней. Если “Support” у вас, вообще, ушел на аутсорс, то ваша компания начинает тихо умирать.

При покупке новых программных продуктов необходимо сначала получить согласование пользователей этого изделия со среднего и нижнего звена. Часто выходит так, что директор по продажам согласовал с директором по iT новую мега-программу, которая что-то там призвана облегчить и ускорить. Показали презентации друг другу в тесном междусобойчике и решили закупать. На поверку, когда ею начинают пользоваться сотрудники, делающие работу, выясняется, что работает крайне плохо или неудобно. Начинаются подозрения на распил бюджета.

Директор по открытию магазинов:
Отдел аналитики (оценка потенциальных мест для открытия)
Отдел покупки конкурентов
Отдел оснащения и запуска новых магазинов
Отдел оформления документации (включая разрешительную)

Совсем не ясно, почему за этим директором закрепилась кличка “по развитию”. Остальные директора, получается, в развитии не участвуют? Самая большая проблема с этим отделом заключается в их излишней автономности в плане выбора мест и оголтелого открытия где попало в целях получения премий. Все мы имеем возможность наблюдать улицы, на которых через каждые 100 метров расположены 2 магнита, 2 пятерочки, 1 дикси и еще что-нибудь локальное. Мы, конечно же, в курсе умной шутки о том, что “если долго изучать потенциальные места для открытия магазинов, то на них открываются конкуренты”, но у нас явный перебор в другую сторону. Уже пора осознать, что каждый новый магазин в сомнительном месте, это будущая затратная петля на шее через пару лет.

У каждого директора может быть по одному секретарю в штатной зарплате не выше зарплаты менеджера среднего звена. А вот советники, личные аудиторы, проверяльщики, проектные менеджеры, болтающиеся в межведомственном пространстве, астрологи, массажисты и личные терапевты — это все под запрет. Надо самому лазить по складам и подсобкам, разговаривать с кассирами и работниками нижнего звена. И не в режиме — выбежал из Майбаха на пол часа чтобы отметиться или сфотографироваться для презентации, — а по-настоящему, часов эдак на 6, и с душой.

Мы описали организацию, которая может работать эффективно и прозрачно. Если вы хотите поразвлекаться с “наведением порядка”, как американцы в Багдаде, то можете добавлять к этой системе исключенные нами отделы и должности. Если вы добавите директора по кадрам, то у вас снизятся премии, а поиск вакансий уйдет в интернет. Если вы добавите Директора по безопасности, то у вас появится много “коррупционеров”. Если вы добавите Директора по связям с общественностью, то Генеральный директор у вас перестанет изъясняться на понятном языке, а от “партнерских отношений” с контр-агентами вы станете еще дальше в имиджевом плане. Выбирать вам.Источник Статья добавлена superbiznes
27.11.2019 09:09