Этот сайт использует "cookies", условия их использования смотрите в Правилах пользования сайтом. Условия обработки данных посетителей сайта и условия их защиты смотрите в Политике конфиденциальности. Если Вы продолжаете пользоваться сайтом, тем самым Вы даете согласие на обработку данных на указанных выше условиях.
Внедрение ЭДО: наглядные результаты «Нестле Россия»
#1
В ноябре 2015 года СКБ Контур организовал для поставщиков Москвы и Московской области конференцию «EDI и ЭДО: лучшие кейсы, эффективные практики». Одним из ключевых стало выступление Екатерины Роговской, которая рассказала о том, как внедряли ЭДО в компании «Нестле Россия».
«Нестле Россия» — дистрибьютор с объемным документооборотом как с торговыми сетями, так и с поставщиками. Компания переводила в электронный вид и исходящие, и входящие документы, поэтому этот доклад был интересен всем собравшимся на конференции. В нем были разъяснены моменты, которые зачастую непонятны поставщикам и тормозят их переход на ЭДО.
Причины
В структуру «Нестле Россия» входят 4 юридических лица, 8 фабрик и 9 основных складов. Компания использует нелокализованную версию SAP, проведение документов в которой происходит через штаб-квартиру за рубежом. Для этого каждая структурная единица компании направляла свои бумажные документы в Москву либо Самару, где через специальные сканеры с e-mail-сервисом скан-копии отправлялись в штаб-квартиру.
Процесс был длительным и трудным: документы терялись на пути между офисами и подразделениями, приходилось запрашивать их заново, скан-копии могли получиться некачественными, приходилось делать новые и т. д. В результате приходилось задерживать оплату поставщику.
Что касается бумажного документооборота с сетями, то его главные недостатки – это несоответствие сведений в документах фактической поставке и невозможность оперативно внести корректировки. Сеть не производит оплату, пока не получит исправленные документы. В итоге типичная ситуация: из-за брака одного короба, ценой условно в 1 000 руб. компания не может получить 4 млн за поставку. При бумажном документообороте порядка 47% исходящих документов от «Нестле Россия» контрагенты обрабатывали и оплачивали с задержкой.
Внедрение
Реализовать электронный документооборот компания решила с помощью сервисов EDI.Контур, который обеспечивает обмен EDI-сообщениями, и Контур.Диадок, через который передаются юридически значимые электронные документы, подписанные электронной подписью. В первую очередь проектная команда, в которую вошли специалисты «Нестле Россия» и оператора СКБ Контур, проанализировала бумажный документооборот компании для того, чтобы оптимально переложить его в электронный вид. В результате были разработаны схемы ЭДО, назначены сотрудники, уполномоченные согласовывать и подписывать, документы, выбран способ работы с электронными документами.
Нелокализованную версию SAP, которую использует «Нестле Россия», нельзя интегрировать с системой ЭДО. Поэтому проектная команда приняла решение организовать электронный документооборот компании через веб-приложение.
«В Диадоке есть возможность создавать «подразделения», чтобы сортировать потоки документов, – говорит Виктория Гильманова, менеджер по работе с ключевыми клиентами СКБ Контур. Она как никогда пригодилась в данном случае. В системе ЭДО для «Нестле России» заведено порядка 50 «подразделений», по которым распределяются документы. В том числе отдельно «подразделение» для тех из них, по которым документооборот завершен. В системе ЭДО из них автоматически формируются многостраничные файлы в формате pdf, которые также автоматически, через специальный коннектор отправляются на e-mail-сервис сканеров, переправляющих эти pdf-ки в SAP. Эту доработку команда СКБ Контур реализовала специально для ООО "Нестле Россия"». Результаты
Если при бумажном документообороте обработка входящих закрывающих документов занимала в среднем 25 дней, то теперь этот срок составляет лишь 5 дней. Трудозатраты сократились на 30%. Оплаты производятся вовремя, что положительно сказывается на взаимоотношениях с поставщиками. Сегодня в электронный вид переведен документооборот с 55% поставщиков. В следующем году планируется достичь 80%.
Что касается исходящего документооборота, то за 2 года в электронный вид переведено 58% отгрузок. При этом снизились затраты за счет того, что отпала необходимость распечатывать большие объемы документов. Подписать и отправить документы можно за пару кликов мышкой, тогда как раньше на это уходило много времени. А главное – сети быстрее производят оплату, и это положительно сказывается на объеме оборотных средств компании.
Если при бумажном документообороте 47% документов сети обрабатывали и оплачивали с задержкой, то при ЭДО этот показатель сократился до 19%.
Оформление услуг и бонусов дистрибьюторам у «Нестле Россия» при ЭДО также занимает теперь 5 дней против 25 при бумажном. Этот фактор больше не тормозит работу контрагентов компании.
«Внедрение электронного документооборота дает комплексный эффект, – считает Екатерина Роговская. – Сотрудники значительно меньше загружены работой с документами. Документооборот организован четко и прозрачно: расхождения исправляются быстро, документы не теряются, в любой момент можно посмотреть, где находится документ и получить к нему доступ. Шестикратная экономии на бумаге и доставке. Пакет бумажных документов обходился нам в 158 рублей, аналогичный комплект электронных – в 28. Наконец, самый важный для нас результат – это возможность прогнозировать свой объем оборотных средств в тот или иной момент. Мы стали менее зависимы от кредитования».
Екатерина Роговская отметила, что отдельным важным аспектом в переходе на ЭДО стала работа с сотрудниками. Люди опасаются изменений, настороженно относятся к новому, поэтому нужно помочь им перестроиться и адаптироваться к новым процессам: проводить лекции, разъяснять суть новой системы, проводить обучение. В результате, когда сотрудники осваивают новую технологию, недовольных не остается.
*- На правах рекламыИсточник
Статья добавлена Pavel_Mal 11.01.2016 15:58
«Нестле Россия» — дистрибьютор с объемным документооборотом как с торговыми сетями, так и с поставщиками. Компания переводила в электронный вид и исходящие, и входящие документы, поэтому этот доклад был интересен всем собравшимся на конференции. В нем были разъяснены моменты, которые зачастую непонятны поставщикам и тормозят их переход на ЭДО.
Причины
В структуру «Нестле Россия» входят 4 юридических лица, 8 фабрик и 9 основных складов. Компания использует нелокализованную версию SAP, проведение документов в которой происходит через штаб-квартиру за рубежом. Для этого каждая структурная единица компании направляла свои бумажные документы в Москву либо Самару, где через специальные сканеры с e-mail-сервисом скан-копии отправлялись в штаб-квартиру.
Процесс был длительным и трудным: документы терялись на пути между офисами и подразделениями, приходилось запрашивать их заново, скан-копии могли получиться некачественными, приходилось делать новые и т. д. В результате приходилось задерживать оплату поставщику.
Что касается бумажного документооборота с сетями, то его главные недостатки – это несоответствие сведений в документах фактической поставке и невозможность оперативно внести корректировки. Сеть не производит оплату, пока не получит исправленные документы. В итоге типичная ситуация: из-за брака одного короба, ценой условно в 1 000 руб. компания не может получить 4 млн за поставку.
При бумажном документообороте порядка 47% исходящих документов от «Нестле Россия» контрагенты обрабатывали и оплачивали с задержкой.
Внедрение
Реализовать электронный документооборот компания решила с помощью сервисов EDI.Контур, который обеспечивает обмен EDI-сообщениями, и Контур.Диадок, через который передаются юридически значимые электронные документы, подписанные электронной подписью. В первую очередь проектная команда, в которую вошли специалисты «Нестле Россия» и оператора СКБ Контур, проанализировала бумажный документооборот компании для того, чтобы оптимально переложить его в электронный вид. В результате были разработаны схемы ЭДО, назначены сотрудники, уполномоченные согласовывать и подписывать, документы, выбран способ работы с электронными документами.
Нелокализованную версию SAP, которую использует «Нестле Россия», нельзя интегрировать с системой ЭДО. Поэтому проектная команда приняла решение организовать электронный документооборот компании через веб-приложение.
«В Диадоке есть возможность создавать «подразделения», чтобы сортировать потоки документов, – говорит Виктория Гильманова, менеджер по работе с ключевыми клиентами СКБ Контур. Она как никогда пригодилась в данном случае. В системе ЭДО для «Нестле России» заведено порядка 50 «подразделений», по которым распределяются документы. В том числе отдельно «подразделение» для тех из них, по которым документооборот завершен. В системе ЭДО из них автоматически формируются многостраничные файлы в формате pdf, которые также автоматически, через специальный коннектор отправляются на e-mail-сервис сканеров, переправляющих эти pdf-ки в SAP. Эту доработку команда СКБ Контур реализовала специально для ООО "Нестле Россия"».
Результаты
Если при бумажном документообороте обработка входящих закрывающих документов занимала в среднем 25 дней, то теперь этот срок составляет лишь 5 дней. Трудозатраты сократились на 30%. Оплаты производятся вовремя, что положительно сказывается на взаимоотношениях с поставщиками. Сегодня в электронный вид переведен документооборот с 55% поставщиков. В следующем году планируется достичь 80%.
Что касается исходящего документооборота, то за 2 года в электронный вид переведено 58% отгрузок. При этом снизились затраты за счет того, что отпала необходимость распечатывать большие объемы документов. Подписать и отправить документы можно за пару кликов мышкой, тогда как раньше на это уходило много времени. А главное – сети быстрее производят оплату, и это положительно сказывается на объеме оборотных средств компании.
Если при бумажном документообороте 47% документов сети обрабатывали и оплачивали с задержкой, то при ЭДО этот показатель сократился до 19%.
Оформление услуг и бонусов дистрибьюторам у «Нестле Россия» при ЭДО также занимает теперь 5 дней против 25 при бумажном. Этот фактор больше не тормозит работу контрагентов компании.
«Внедрение электронного документооборота дает комплексный эффект, – считает Екатерина Роговская. – Сотрудники значительно меньше загружены работой с документами. Документооборот организован четко и прозрачно: расхождения исправляются быстро, документы не теряются, в любой момент можно посмотреть, где находится документ и получить к нему доступ. Шестикратная экономии на бумаге и доставке. Пакет бумажных документов обходился нам в 158 рублей, аналогичный комплект электронных – в 28. Наконец, самый важный для нас результат – это возможность прогнозировать свой объем оборотных средств в тот или иной момент. Мы стали менее зависимы от кредитования».
Екатерина Роговская отметила, что отдельным важным аспектом в переходе на ЭДО стала работа с сотрудниками. Люди опасаются изменений, настороженно относятся к новому, поэтому нужно помочь им перестроиться и адаптироваться к новым процессам: проводить лекции, разъяснять суть новой системы, проводить обучение. В результате, когда сотрудники осваивают новую технологию, недовольных не остается.
*- На правах рекламыИсточник Статья добавлена Pavel_Mal
11.01.2016 15:58