Каждая компания ежедневно сталкивается с вопросами безопасности как коммерческой информации, так и личной безопасности ценных сотрудников, имеющих ограниченный доступ, и потому представляющих интерес для конкурентов и рейдеров разного рода. Одной из сильнейших потребностей людей является потребность в безопасности – личной и семейной.

Точно так в отделе продаж для обеспечения комфортной психологической обстановки и повышения эффективности труда менеджеров по продажам очень важны личная безопасность и безопасность коммерческая – всего отдела продаж в целом.

1. Коммерческая безопасность фирмы

В сфере бизнеса все более актуальным становится понятие коммерческой безопасности – совокупность методов и способов ведения коммерческих дел таким образом, при котором минимизируются все возможные риски – утечки информации, ротации кадров, зависшей дебиторской задолженности, образования складских неликвидов и пр.
Коммерческая безопасность основана на алгоритме действий менеджеров в рамках очерченных процедур, диктуемых здравым смыслом.

Алгоритм этот состоит из нескольких этапов.

Первым этапом в обеспечении каркаса мощной коммерческой безопасности является заключение договора на поставку продукции. При этом должны соблюдаться определенные процедуры.

Так, начинать работу с контрагентом на стадии заключения договора необходимо со знакомства с данным предприятием и его руководством.

Настоятельно рекомендуется собирать «досье» на контрагента, лично удостовериться в наличии на предприятии нижеперечисленных документов и по возможности получить их копии:

Для юридических лиц:

Учредительные документы данного предприятия со всеми изменениями (копии устава, учредительного договора и свидетельства о регистрации)
Свидетельство о постановке на налоговый учет
Бухгалтерский баланс предприятия на последнюю отчетную дату
Перечень собственных основных фондов предприятия (укрупненный)
Протокол о назначении генерального директора
Карточку с образцами подписей (если договор будет подписываться не в присутствии нашего представителя)
Необходимые лицензии на виды деятельности.

Для частных предпринимателей:

Свидетельство о регистрации
Свидетельство о постановке на налоговый учет
Паспорт (снять копию титульного листа, листов с фотографией и отметкой о последнем месте регистрации)
Необходимые лицензии на виды деятельности.

В ходе работы с новым контрагентом необходимо, во-первых расширять информацию о нем по максимуму, для чего желательно:

- ознакомиться с базами хранения товароматериальных ценностей, автостоянками, магазинами и другой недвижимостью контрагента;

- ознакомиться с оригиналами имеющихся документов (учредительные документы, лицензии, балансы и т.д.);
постараться получить информацию о реализации аналогичной продукции контрагентом (цена на продукцию, по возможности объем продаж, реклама контрагента, цены у конкурентов в регионе, отзывы конкурентов о контрагенте)

Во-вторых, необходимо накапливать дополнительную информацию о клиенте, для чего:

- фиксировать номера домашних телефонов его руководителей и рядовых сотрудников;
- фиксировать номера и марки как служебных, так и личных автомобилей сотрудников.

В-третьих, нужно регулярно контролировать исполнение контрагентами договорных обязательств, особенно в части оплаты полученного товара.

В-четвертых, необходимо своевременно начинать работу по возврату дебиторской задолженности в случае ее возникновения:

Данную работу проводить в тесном контакте с юридическим и информационным отделами.
Все контакты с фирмами-дебиторами осуществлять на документальной основе — через письма, претензии, телеграммы, телефонограммы и т.д, которые накапливать для возможного дальнейшего использования в арбитражных судах или правоохранительных органах.

В случае выявления сведений о криминальной «крыше» контрагента, ее представителях – немедленно сообщать в информационный отдел. Или – в отдел безопасности.
В-пятых, необходимо соблюдать меры защиты конфиденциальной коммерческой информации о деятельности своей организации:

По возможности, не пользоваться телефонами партнеров (особенно дебиторов) при передаче конфиденциальной, коммерческой информации.
Особая осторожность при пользовании сотовой связью.
Не оставлять документы с коммерческой информацией без присмотра.
Обеспечить защиту компьютеров с коммерческой информацией от несанкционированного доступа.
Соблюдать правила охраны и доступа в помещения офисов, где находятся компьютеры и хранится документация о коммерческой деятельности.

В-шестых, обеспечить и контролировать сохранность вверенных материально-технических средств:
При транспортировке от железной дороги до складских помещений.
В период хранения в складских и производственных помещениях.
При отпуске покупателям со складов и производственных помещений.

Таковы основные правила коммерческой безопасности, применимые в любых условиях, в любых фирмах, чем бы не занималось предприятие – от изготовления спичек до экспорта нефти и газа.

Коммерческая безопасность отдела продаж должна быть построена на реальных фактах, а не элементах черного пиара. Например, уходит из отдела продаж хороший менеджер, с наработанной клиентской базой и крепкими связями. И сразу же проходит слух, или даже официальная статья – что этот человек плох как профессионал. В таких случаях говорить о коммерческой безопасности бесполезно – даже если менеджер и уходил с хорошими намерениями, вплоть до полной смены рода занятий, то после такой дискредитации как минимум можно получить откровенное вредительство, саботаж и слив коммерческой информации, являющейся закрытой. Ну а как максимум – получить извещение в суд на показательный процесс.
С другой стороны – очень важной составляющей коммерческой безопасности фирмы является предотвращение случаев мошенничества персонала с целью извлечения личной выгоды.
Для того чтобы иметь возможность оперативно выявлять экономические преступления внутри компании, необходима система нормативов и бюджетирования. По всем существенным отклонениям от установленных планов сотрудники должны предоставлять объяснения. Если объяснения руководство не удовлетворяют, инициируется внутреннее расследование с привлечением службы безопасности и отдела внутреннего аудита.

Например, оптимальный инструмент, позволяющий определить добросовестность менеджеров по продажам, это – анализ соответствия ценовой политики компании реально предоставленным скидкам покупателю. Если выявляется факт завышения скидок на продукцию, то это можно расценивать как косвенное свидетельство недобросовестной работы менеджера. Достаточно эффективно также применение реестра старения дебиторской задолженности, сгруппированного сначала по менеджерам, а затем по покупателям с целью анализа длительности просрочки платежей и удельного веса безнадежно просроченной дебиторской задолженности. Надо понимать, что поскольку любая хозяйственная операция регистрируется и классифицируется в учетной системе, то с помощью средств статистического анализа все сомнительные отклонения становятся наглядными.

Очень эффективным инструментом, позволяющим выявить случаи мошенничества, является использование сравнительных рыночных показателей. К примеру, для того чтобы проверить менеджера подразделения снабжения, достаточно сопоставить закупочные цены предприятия с аналогичными предложениями на рынке. Если оказывается, что цена, по которой компания покупает товар, значительно выше рыночного предложения, необходимо детальное расследование причин. Российский опыт свидетельствует о том, что мошенничество возможно в первую очередь в тех бизнес-процессах, которые далеки от совершенства и непрозрачны.

В практике западных компаний широкое распространение получили так называемые «горячие линии». В этом качестве используется выделенная телефонная линия или e-mail, по которым любой сотрудник может анонимно сообщить об известных ему правонарушениях со стороны коллег. Неизвестно, получит ли такая практика широкое распространение в российских компаниях, но в западных фирмах, в том числе действующих в России, часть расследований инициируется на основании таких анонимных сигналов. В целом сложно выделить какой-то универсальный способ обнаружения случаев мошенничества.

Два основных принципа выявления мошенничества — анализ и проверка. При этом проверять нужно не только случаи отклонения фактических данных от норм, но и наиболее подверженные риску подразделения компании. Каждая компания уникальна, и дать какой-то четкий список подразделений или процессов нельзя. Но такие участки работы можно выделить, если руководствоваться следующими критериями:

- отсутствие единого контроля над выполняемыми операциями;
- вознаграждение сотрудников жестко привязано к показателям, раскрываемым в отчетности, что влечет за собой искажение отчетных данных;
- клиенты или поставщики во многом зависят от компании. К примеру, если предприятие является монополистом на рынке и способно диктовать цены, то многократно возрастает риск подкупа покупателями менеджеров по продажам;
- неконтролируемый доступ к активам.

Выводом может служить следующее положение – компании гораздо важнее разработать комплекс мер, позволяющих предотвратить появление мошенничества в компании, чем создавать систему обнаружения таких случае

2. Личная безопасность сотрудников

Безопасность личная – очень актуальный вопрос для менеджеров по продажам.

Особенно в тех компаниях, сотрудники которых оперируют значительными суммами финансовых платежей и большими объемами продукции.

К сожалению, бизнес в России еще не принял цивилизованные формы окончательно, и все еще находятся специалисты, пытающиеся получать нужные им коммерческие решения путем психологического давления на конкретных людей – вплоть до угроз физической расправы.

Для того, чтобы минимизировать риски для личной безопасности, необходимо следовать нескольким простым правилам, которые можно так же представить в виде простого алгоритма действий менеджера по продажам.

Менеджеру отдела продаж необходимо быть осторожным в новых знакомствах, не распространяться о своей коммерческой деятельности в присутствии малознакомых лиц.
При возникновении угроз, шантаже, психологическом давлении со стороны контрагентов, дебиторов, криминальных «крыш«:

- Не поддаваться на провокации, не идти на конфликт, вести себя спокойно, но твердо;
- Акцентировать внимание на том, что Вы являетесь только исполнителем, не имеете права принимать самостоятельных решений;
- Объяснять, что мы законопослушная фирма, работаем только официальным путем и, соответственно, решаем все возникающие проблемы только через официальные инстанции;
- Адресовать «наезжающих» для решения возникших проблем и недоразумений в головное предприятие, судебные и правоохранительные органы;
- Немедленно сообщить о возникших проблемах в информационный отдел или региональному представителю;
- В случае реальной угрозы обратиться за защитой в правоохранительные органы.

Находясь в фирме-партнере, менеджер отдела продаж не должен терять бдительность, рассказывать партнерам, особенно дебиторам, о маршрутах следования, времени и т.д, не звонить по этому поводу с их телефонов. Необходимо вести себя особенно осторожно в случае перевозки векселей, ПТСов, печатей.

Менеджер отдела продаж обязан учитывать, что недобросовестные партнеры (дебиторы) могут получать на сотрудников компромат для дальнейшего шантажа (напоить, организовать драку, попадание в милицию, девочки и т.д.).

Соответственно, логическим продолжением является риск разглашения коммерческой тайны фирмы. За разглашение коммерческой тайны менеджер отдела сбыта несет ответственность. Она может быть дисциплинарной, гражданско-правовой, административной и даже уголовной. Все зависит от характера нарушения и степени ущерба.

Если менеджер нарушил конфиденциальность коммерческой тайны, не обладая ею, а имея всего лишь к ней доступ, для него наступает дисциплинарная ответственность. Это могут быть предупреждение, выговор, даже увольнение. Не принципиальна причина: умысел или неосторожность.

Гражданско-правовая ответственность предполагает возмещение виновным причиненных убытков. Порядок взыскания регулируется соответствующими нормами гражданского законодательства.

Административная ответственность предусматривает наложение на виновного административного штрафа, что не освобождает от возмещения убытков. Характер нарушения — разглашение тайны, доступ к которой ограничен федеральным законом, при отсутствии оснований для привлечения к уголовной ответственности.

Уголовная ответственность возникает, если сведения, составляющие коммерческую тайну, собраны путем похищения документов, подкупа или угроз либо иным незаконным способом. Наказание варьируется от штрафа до лишения свободы.

Коммерческая тайна может стать известна коллеге по работе. Если он незаконно разгласит или использует ее без согласия владельца, ему может грозить уголовная ответственность в виде штрафа, лишения права на определенные должности или на занятие определенной деятельностью сроком до трех лет либо лишения свободы на такое же время. Более строгое наказание предусмотрено за аналогичные действия, причинившие крупный ущерб или совершенные из корысти. Это штраф в размере до двухсот тысяч рублей, запрет замещать определенные должности или заниматься конкретной деятельностью на срок до трех лет либо лишение свободы до пяти лет. А если эти действия повлекли особо тяжкие последствия, суд может лишить свободы и на десять лет.

Естественно, при таких исходных менеджер отдела продаж просто обязан быть заинтересован в соблюдении алгоритма несложных правил по личной безопасности.

Российские бизнесмены, как правило, толкуют понятие коммерческой тайны по своему усмотрению. Между тем у этой тайны есть четкое определение в законе. Это прежде всего такая информация, которая имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность, которая дает ее обладателю преимущество перед конкурентами.

Очертить круг данных, которые можно закрыть, практически невозможно: все зависит от конкретных условий и конкретной ситуации.

Именно поэтому вопрос коммерческой безопасности отдела продаж является одним из важнейших в построении системы конкурентоспособности фирмы.Источник Статья добавлена Клим
14.10.2009 19:18